Governance Code VOI©E
BumaStemra volgt de door VOI©E vastgestelde Governance Code CBO’s 2021 (hierna: GCV), die sinds 1 januari 2021 van kracht is. De Raad van Bestuur verankert de bepalingen uit deze code in de organisatie. De code bestaat uit vier principes met elk zijn eigen aanbevelingen. Hieronder wordt dieper ingegaan op de vier principes. Daarbij zullen sommige aanbevelingen worden verduidelijkt met voorbeelden van hoe BumaStemra deze heeft opgepakt, dan wel toegepast in 2022.
Principe 1: Algemene bepalingen
BumaStemra volgt sinds medio 2018 een Raad van Toezichtmodel, waarbij de Raad van Bestuur de dagelijkse leiding heeft en de Raad van Toezicht is belast met het toezicht. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van beide organen zijn goed verankerd in de statuten en reglementen. Daarbij is het belangrijk dat de leden van deze organen integer handelen en belangenverstrengeling tegengaan. Beide organen kennen dan ook een uitgebreide regeling aangaande dit onderwerp. Meer over de belangenverstrengelingsregelingen wordt omschreven onder principe 4. Niet alleen op haar eigen functioneren, maar ook daarbuiten hecht BumaStemra veel waarde aan integer en eerlijk handelen. Om dat te onderstrepen heeft BumaStemra ‘integriteit’ bij het vaststellen van haar nieuwe strategie tot één van haar vijf kernwaardes bestempeld. Er gaan grote bedragen door de organisatie en dat geld is van de leden. Die moeten er vanuit kunnen gaan dat alles wat BumaStemra doet
zorgvuldig en eerlijk gebeurt. De reputatie van BumaStemra moet onberispelijk zijn. Indien er problemen zijn moet de onderste steen boven komen. Naast integriteit zijn ‘transparantie’, ‘professionaliteit’, ‘verbinding’ en ‘plezier’ de kernwaarden voor het culturele kompas van de organisatie. Daarnaast heeft BumaStemra in 2022, in samenwerking met Ten Have Change management, aandachtig stilgestaan bij hoe de cultuur bij BumaStemra is vormgegeven. Dit cultuurtraject zal in 2023 verder worden uitgewerkt.
Bij het ontwikkelen van nieuw beleid of het herijken van het huidige beleid en de gehanteerde werkwijzen, geeft BumaStemra veel aandacht aan het belang van haar rechthebbenden en staat zij open voor suggesties. De rechthebbenden zijn immers degenen waar de organisatie om en voor draait. Naast de rechthebbenden heeft BumaStemra een aantal belangrijke andere stakeholders waar zij regelmatig mee in contact is:
- beroepsverenigingen van auteurs en uitgevers,
- muziekgebruikers (alle rechtspersonen die muziek zakelijk inzetten en daarvoor moeten afdragen aan BumaStemra. Hieronder vallen ook de brancheorganisaties en individuele licentiehouders),
- het College van Toezicht Auteursrechten,
- de Raad van Toezicht, de Raad van Rechthebbenden en de Ondernemingsraad van BumaStemra,
- VOI©E,
- buitenlandse zusterorganisaties,
- koepelorganisaties, zoals GESAC en CISAC,
- andere CBO’s, zoals Norma en Sena.
Onder principe 3 wordt dieper ingegaan op hoe het contact met een aantal van deze stakeholders het afgelopen jaar is verlopen.
Principe 2: Rolbewust handelen
De bestuurders en toezichthouders van BumaStemra zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van de taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden, en handelen daarnaar. In de statuten, reglementen, profielschetsen inclusief deskundigheidseisen, procuratieschema’s en procesafspraken worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden omschreven. Dit zorgt voor een duidelijke afbakening. Er vindt regelmatig overleg plaats, waarbij de Raad van
Bestuur de Raad van Toezicht tijdig en uitvoerig over relevante ontwikkelingen informeert. Deze gesprekken beperken zich niet tot de formele overlegmomenten of de grenzen van het procuratieschema.
De tweekoppige Raad van Bestuur (CEO en CFO) is verantwoordelijk voor de organisatie. Aan de hand van de planning- & control-cyclus wordt aandacht gegeven aan budgetbewaking en wordt de voortgang van de projecten verantwoord.
De Raad van Toezicht voert zijn toezichthoudende en adviserende rol op een professionele en onafhankelijke wijze uit. Jaarlijks evalueert de Raad van Toezicht, buiten aanwezigheid van de Raad van Bestuur, haar functioneren. In 2022 heeft die evaluatie plaatsgevonden onder leiding van Phyleon in het kader van de Evaluatie Governance. In bijlage 2.1 van het jaarverslag 2022 is een overzicht van de vergaderdata van de Raad van Toezicht opgenomen, inclusief de besproken onderwerpen en de genomen besluiten.
Principe 3: Zorgvuldige dagelijkse leiding
De Raad van Bestuur laat zich in zijn rol bijstaan door het management team en de medewerkers van BumaStemra. Verder volgt de Raad van Bestuur jaarlijks scholingstrajecten om up to date te blijven. Daarnaast ziet de Raad van Bestuur het contact met stakeholders als belangrijke waarde in het goed uitoefenen van haar functie en hecht de Raad van Bestuur eraan om de meningen van deze belanghebbenden mee te nemen in zijn afwegingen. De Raad van Bestuur heeft dan ook periodiek
contact met de stakeholders van BumaStemra. Zo is er bijna maandelijks een bijeenkomst tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Rechthebbenden, waarin de Raad van Bestuur de Raad van Rechthebbenden betrekt bij de besluitvorming. Ook wordt tijdens deze bijeenkomsten gesproken en gespard over ontwikkelingen die spelen in de muziekwereld. Daarnaast is er periodiek contact met de aangesloten beroepsverenigingen.
In 2022 heeft een Algemene Ledenvergadering plaatsgevonden. De ALV was zowel live als digitaal te volgen, waarbij de leden konden stemmen over een aantal belangrijke besluiten en vragen aan de Raad van Bestuur, de Raad van Toezicht en de Raad van Rechthebbenden konden stellen. BumaStemra heeft in het afgelopen jaar via verschillende kanalen, op verschillende momenten en gericht op diverse subdoelgroepen haar leden en aangeslotenen geïnformeerd en betrokken.
Rise Up
Met Rise Up zetten we in op het doorbreken van beeldvorming die is gericht op traditionele rolverdelingen in de muziekindustrie. Met als ideaal dat iedere vrouwelijke maker onbelemmerd professioneel kan deelnemen aan de creatieve industrie.
Het programma is gericht op oplossingen: wat moet er nu concreet gebeuren om de kansen van meisjes en vrouwen in de Nederlandse muziekindustrie te verbeteren? Om tot oplossingen te komen, is het belangrijk dat er een bewustzijn ontstaat over vooroordelen en discriminatie. Daar dragen we met Rise Up aan bij voor het stimuleren van het gesprek, het bieden van een podium aan rolmodellen en het bieden van netwerkmogelijkheden. Daarom organiseerden we een netwerkbijeenkomst tijdens Eurosonic Noorderslag, een rondetafelgesprek met vrouwelijke makers en een netwerkbijeenkomst en panel tijdens ADE.
Rise Up podcast
In 2021 lanceerden we een podcast serie. Deze serie is te beluisteren via bumastemra.nl/riseup. In De Rise Up Podcast: Vrouwen in muziek gaan we met gasten in gesprek over de vraag: wat moet er gebeuren om de kansen voor vrouwen in de Nederlandse muziekindustrie te vergroten? Met mensen uit de muziekindustrie hebben we het over onderwerpen zoals onderwijs, programmering en mediamuziek. Er wordt gesproken over waar vrouwen tegenaan lopen, maar vooral over oplossingen.
Muziek Werkt
Het kennisplatform ‘Muziek Werkt’ inspireert ondernemers om op zoek te gaan naar de beste toepassing van muziek in hun onderneming. Om hen hiertoe te bewegen publiceren we relevante onderzoeksresultaten, laten we zelf onderzoek uitvoeren, publiceren we actuele nieuwsberichten en testimonials van ondernemers. Muziek Werkt is een initiatief van BumaStemra en Sena.
Compensatie
Door het besluit van de overheid om vanwege Covid-19 ondernemers te verplichten de deuren te sluiten, ontstonden financiële problemen. Dit betrof zowel de leden van BumaStemra als ondernemers. Deze ongekende situatie vroeg om solidariteit. De VOI©E-leden Buma, Sena en Videma besloten in overleg met VNO/NCW en MKB Nederland om bedrijven, instellingen en winkels met commercieel publiekstoegankelijke ruimte, die als gevolg van deze maatregelen verplicht of op eigen initiatief gesloten waren, volledig of gedeeltelijk vrij te stellen van betaling over deze sluitingsperiode. Deze compensatieregeling is uitgevoerd via de betrokken brancheorganisaties. Individuele licentiehouders ontvingen de informatie over de compensatieregeling via SCAN.
Onderzoek
In 2022 heeft BumaStemra onderzoek gedaan naar de toegevoegde waarde van onze dienstverlening volgens klanten. Zowel leden en aangeslotenen als muziekgebruikers zijn betrokken bij dit onderzoek, zodat we optimaal kunnen bijdragen aan het succes van makers en ondernemers.
Music Rights on Tour
Samen met Sena en NORMA presenteren we het kennisprogramma Music Rights on Tour. Met dit programma willen we zoveel mogelijk startende en jonge muzikanten, producenten, componisten en auteurs bereiken en hen op een eenvoudige manier wegwijs maken in de muziekindustrie. We leggen alles uit over muziekrechten, hoe je geld kan claimen en hoe je als maker kunt ondernemen en wat en wie je op je pad kunt tegenkomen.
Pulse
Het doel van het online vragenuurtje dat ‘Pulse’ heet, is om in verbinding te blijven met onze achterban. BumaStemra wil weten wat onder onze achterban leeft en hen over verschillende onderwerpen informeren. Tijdens de Pulse-sessies kunnen deelnemers in de chatfunctie opmerkingen maken en vragen stellen. De sessies blijven achteraf beschikbaar. In 2022 hebben er drie sessies plaatsgevonden.
De Raad van Bestuur weet zich in de uitvoering van de werkzaamheden en het ontwikkelen van het beleid gesteund door de (ongeveer) 160 medewerkers van BumaStemra. De Raad van Bestuur vindt het belangrijk dat zij in een goede en veilige werkomgeving hun werkzaamheden kunnen verrichten en dat zij weten wat er in het bedrijf speelt. De ontstane traditie van townhall-meetings, zoals ingevoerd tijdens de pandemie, bleken een prettige manier om het bedrijf en haar medewerkers op de hoogte te brengen van belangrijke ontwikkelingen bij BumaStemra. De townhall meetings konden in 2022 zowel digitaal als fysiek worden bijgewoond.
Voor de interne controle op de werkzaamheden en processen laat de Raad van Bestuur zich bijstaan door de Manager Risk & Compliance. Die sinds 2021 bij BumaStemra werkzaam is. De Manager Risk & Compliance rapporteert aan de Raad van Bestuur en de auditcommissie van de Raad van Toezicht.
Principe 4: Goed toezicht uitoefenen
Toezichthouders zijn (in hun functioneren) onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op (de schijn van) belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen. Zowel in de statuten als reglementen staan uitgebreide regelingen over hoe de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur omgaan met dit soort kwesties. De regelingen zijn zo vormgegeven dat (de schijn van) belangenverstrengeling in een zo vroeg mogelijk stadium
wordt gesignaleerd en behandeld. Zo heeft de Raad van Toezicht de regel dat het aannemen van nevenfuncties vooraf wordt gemeld. Ook dienen individuele leden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur jaarlijks verantwoording af te leggen aan de Algemene Ledenvergadering inzake tegenstrijdige belangen.
Hiernaast heeft BumaStemra een informele klachtenregeling in het leven geroepen, in afwachting van een sector brede klachtenregeling van VOI©E. Iedere direct belanghebbende heeft de mogelijkheid om een klacht in te dienen als het gaat om de integriteit van de Raden of een lid daarvan.
De Raad van Toezicht bestaat uit negen leden, waarvan er drie onafhankelijk zijn. De overige zes leden zijn rechthebbenden, maar oefenen hun taak als toezichthouder wel onafhankelijk uit. Dat betekent dat deze zes leden besluiten nemen zonder de last te dragen van ruggenspraak met de achterban door wie zij zijn voorgedragen. In de praktijk betekent dit niet dat er geen enkel contact is met de achterban, en ook niet dat zij het perspectief van hun kennis en ervaring met het werkveld niet kunnen inbrengen. Het betekent wel dat de leden zich bij de besluitvorming richten naar het belang van BumaStemra en de met BumaStemra verbonden onderneming of organisatie. Daartoe wegen zij wat wordt genoemd ‘de in aanmerking komende belangen van bij BumaStemra betrokken belanghebbenden (stakeholders)’ zorgvuldig af. De voorzitter van de Raad van Toezicht vraagt regelmatig aandacht voor dit thema, teneinde de afwegings- en besluitvormingsprocessen zorgvuldig te laten plaatsvinden. Het onderwerp ‘hoe omgaan met de achterban die je heeft voorgedragen’ was in het kader van het thema ‘de rol van de rechthebbenden in de RvT’ ook een belangrijk thema in de evaluatie Governance die in 2022 plaatsvond.