Governance Code VOI©E

BumaStemra volgt de door VOI©E vastgestelde Governance Code CBO’s 2021 (hierna: GCV), die sinds 1 januari 2021 van kracht is. De Raad van Bestuur verankert de bepalingen uit deze code in de organisatie. De code bestaat uit vier principes met elk zijn eigen aanbevelingen. Hieronder wordt dieper ingegaan op de vier principes. Daarbij zullen sommige aanbevelingen worden verduidelijkt met voorbeelden van hoe BumaStemra deze heeft opgepakt, dan wel toegepast in 2023.

Principe 1: Algemene bepalingen

BumaStemra volgt sinds medio 2018 een Raad van Toezichtmodel, waarbij de Raad van Bestuur de dagelijkse leiding heeft en de Raad van Toezicht is belast met het toezicht. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van beide organen zijn goed verankerd in de statuten en reglementen. Daarbij is het belangrijk dat de leden van deze organen integer handelen en belangenverstrengeling tegengaan. Beide organen kennen dan ook een uitgebreide regeling aangaande dit onderwerp. Meer over de belangenverstrengelingsregelingen wordt omschreven onder principe 4.

Niet alleen op haar eigen functioneren, maar ook daarbuiten hecht BumaStemra veel waarde aan integer en eerlijk handelen. Om dat te onderstrepen is ‘integriteit’ één van de vijf kernwaardes in de strategie van BumaStemra. Er gaan grote bedragen door de organisatie en dat geld is van de deelnemers. Die moeten er vanuit kunnen gaan dat alles wat BumaStemra doet zorgvuldig en eerlijk gebeurt. De reputatie van BumaStemra moet onberispelijk zijn. Indien er problemen zijn moet de onderste steen boven komen. Naast integriteit zijn ‘transparantie’, ‘professionaliteit’, ‘verbinding’ en ‘plezier’ de kernwaarden voor het culturele kompas van de organisatie.

In 2022 is BumaStemra in samenwerking met Ten Have Change Management van start gegaan met een Cultuurprogramma waarbij de centrale vraag werd gesteld: hoe ziet het DNA bij BumaStemra eruit en hoe verhoudt zich dit in gedragstermen met het realiseren van onze strategische ambitie. Immers: gedrag is zichtbaar, leerbaar en beïnvloedbaar. Je kunt daarbij denken aan dingen als een prettige manier van samenwerken vanuit een integraal perspectief of de manier waarop we onze dienstverlening invulling geven om de ambitie “To the Beat of the Drum” werkelijkheid te maken. Gedurende 2023 hebben er een aantal bijeenkomsten plaatsgevonden met leidinggevenden (als groep), teams en medewerkers om stil te staan bij de vraag: wat betekent dat voor mij/ons?

Leidinggevenden hebben vanzelfsprekend een hele belangrijke voortrekkersrol bij zaken als samenwerking, dienstverlening en welke plek zijn/haar team in de keten heeft. Een van de laatste bijeenkomsten met alle medewerkers stond dan ook in het teken van die vraag: wat is mijn plek in de keten en hoe werk ik nog beter samen met collega’s binnen en buiten mijn eigen team. Via een groepssimulatie konden alle medewerkers op een speelse manier ervaren wat het effect is van hun handelen op het werk van een collega.

Bij het ontwikkelen van nieuw beleid of het herijken van het huidige beleid en de gehanteerde werkwijzen, geeft BumaStemra veel aandacht aan het belang van haar rechthebbenden en staat zij open voor suggesties. De rechthebbenden zijn immers degenen waar de organisatie om en voor draait. Naast de rechthebbenden heeft BumaStemra een aantal belangrijke andere stakeholders waar zij regelmatig mee in contact is:

• beroepsverenigingen van auteurs en uitgevers;
• muziekgebruikers (alle rechtspersonen die muziek zakelijk inzetten en daarvoor moeten afdragen aan BumaStemra. Hieronder vallen ook de brancheorganisaties en individuele licentiehouders);
• het College van Toezicht Auteursrechten;
• de Raad van Toezicht, de Raad van Rechthebbenden en de Ondernemingsraad van BumaStemra;
• VOI©E;
• buitenlandse zusterorganisaties;
• koepelorganisaties, zoals GESAC en CISAC;
• andere CBO’s, zoals Norma en Sena.

Principe 2: Rolbewust handelen

De bestuurders en toezichthouders van BumaStemra zijn zich bewust van

hun eigen rol en de onderlinge verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, en handelen daarnaar. In de statuten, reglementen, profielschetsen inclusief deskundigheidseisen, procuratieschema’s en procesafspraken worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden omschreven. Dit zorgt voor een duidelijke afbakening. Er vindt regelmatig overleg plaats, waarbij de Raad van Bestuur de Raad van Toezicht tijdig en uitvoerig over relevante ontwikkelingen informeert. Deze gesprekken beperken zich niet tot de formele overlegmomenten of de grenzen van het procuratieschema. De tweekoppige Raad van Bestuur (CEO a.i. en CFO) is verantwoordelijk voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie. Aan de hand van de planning- & control-cyclus wordt aandacht gegeven aan budgetbewaking en wordt de voortgang van de projecten verantwoord.

De Raad van Toezicht voert zijn toezichthoudende en adviserende rol op een professionele en onafhankelijke wijze uit. In 2023 heeft de Raad van Toezicht een toezichtvisie opgesteld met als doel een gezamenlijk referentiekader te formuleren en haar toezicht ambitie zichtbaar te maken over hoe de Raad van Toezicht haar toezicht wil vormgeven.

Zo omschrijft de toezichtvisie de verschillende rollen van de Raad van Toezicht. In de uitoefening van die rollen is de hoofdregel dat de Raad van Toezicht toezicht houdt op BumaStemra namens de maatschappij als geheel en in het bijzonder voor de huidige en toekomstige rechthebbenden en andere belanghebbenden. Daarbij streeft de Raad van Toezicht ernaar een toegevoegde waarde te leveren door kennis en ervaring in te brengen en netwerken open te stellen. De verscheidenheid binnen de Raad van Toezicht is een groot goed en de sterke kanten daarvan moeten worden benut. Door de pluriforme samenstelling van de Raad van Toezicht is er een diversiteit aan perspectieven aanwezig welke de Raad van Toezicht benut. Het is van belang dat de leden van de Raad van Toezicht functioneren zonder last of ruggenspraak en dat zij onafhankelijk van elkaar, het bestuur en overige onderdelen van de organisatie kunnen handelen. Daarnaast wil de Raad van Toezicht waarde toevoegen door de werkgeversrol zorgvuldig in te vullen en de Raad van Bestuur scherp te houden. De Raad van Toezicht handelt daarbij vanuit de rol van de kritische sparringpartner en klankbord voor het bestuur.

De Raad van Toezicht acht het van belang een constructieve samenwerking te hebben tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. De interactie tussen beide organen is gericht op het verbeteren van besluitvorming door betrokkenheid, waarbij “probing” (afgeleid van de Matrix van Board Interactie) wordt ingezet om gezamenlijk kerndilemma’s en belangen af te wegen. Met “probing” wordt bedoeld dat de interactie tussen de raden is gericht op dialoog en het gezamenlijk onderzoeken van kerndilemma’s en af te wegen belangen en argumenten. Op deze manier wordt tot een zo goed mogelijk en gezamenlijk gedragen besluit gekomen.

Tot slot heeft de Raad van Toezicht in haar visie aan aantal uitgangspunten geformuleerd die zij in haar werkwijze zal toepassen:

• “no suprise beginsel” – De Raad van Toezicht is van mening dat goed toezicht alleen kan ontstaan op basis van een voldoende vertrouwensrelatie tussen de Raad van Bestuur en de leden van de Raad van Toezicht en tussen de leden van de Raad van Toezicht onderling. Daarbij is goede communicatie essentieel om onaangename verrassingen te voorkomen. De Raad van Toezicht stelt duidelijke verwachtingen aan de informatievoorziening door de Raad van Bestuur, waarbij relevante, tijdige, juiste en volledige informatie cruciaal is. Het “no suprise beginsel” beginsel draagt bij aan een gezonde vertrouwensrelatie en bevordert een open dialoog;
• heldere taakafbakening tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur, welke is vastgesteld in de statuten en reglementen. De hoofdregel is dat de Raad van Bestuur bestuurt en de Raad van Toezicht daarop toezicht houdt;
• het toezicht is integraal. Het omvat zowel de doelrealisatie als de algemene gang van zaken. Daarmee brengt de Raad van Toezicht tot uiting dat het toezicht zich richt op de mate waarin de organisatie erin slaagt haar doelstelling waar te maken, maar ook op de wijze waarop zij dat doet.

De Raad van Toezicht heeft in haar vergadering van 4 december 2023 aangegeven de toezichtvisie als leidraad te hanteren en hiernaar te handelen. Periodiek herijken van de toezichtvisie is onderdeel van de werkwijze van de Raad van Toezicht.

Principe 3: Zorgvuldige dagelijkse leiding

De Raad van Bestuur laat zich in zijn rol bijstaan door het management team en de medewerkers van BumaStemra. Verder volgt de Raad van Bestuur jaarlijks scholingstrajecten om up to date te blijven. Daarnaast ziet de Raad van Bestuur het contact met stakeholders als belangrijke waarde in het goed uitoefenen van haar functie en hecht de Raad van Bestuur eraan om de meningen van deze belanghebbenden mee te nemen in zijn afwegingen. De Raad van Bestuur heeft dan ook periodiek contact met de stakeholders van BumaStemra. Zo is er bijna maandelijks een bijeenkomst tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Rechthebbenden, waarin de Raad van Bestuur de Raad van Rechthebbenden betrekt bij de besluitvorming. Ook wordt tijdens deze bijeenkomsten gesproken en gespard over ontwikkelingen die spelen in de muziekwereld. Daarnaast is er periodiek contact met de aangesloten beroepsverenigingen.

In 2023 hebben er twee Algemene Ledenvergaderingen plaatsgevonden. De ALV’s waren zowel live als digitaal te volgen, waarbij de leden konden stemmen over een aantal belangrijke besluiten en vragen aan de Raad van Bestuur, de Raad van Toezicht en de Raad van Rechthebbenden konden stellen. Vanwege het belet van de CEO heeft er eind 2023 een tweede ALV plaatsgevonden, welke in het teken stond van de benoeming van de CEO a.i.. BumaStemra heeft in het afgelopen jaar via verschillende kanalen, op verschillende momenten en gericht op diverse subdoelgroepen haar deelnemers geïnformeerd en betrokken.

Een nieuwe positionering

In aansluiting op de strategie en om klaar te zijn voor de vraag van de rechthebbenden van de toekomst, zijn we in 2023 in onze positionering gedoken. Gesprekken met verschillende interne en externe stakeholders hebben geleid tot een nieuw merkverhaal: Where the music is. Hierin komen onze missie, visie, merkbeloften- en waarden samen. Gebaseerd op deze nieuwe positionering, hebben we onze huisstijl aangepast en middelen zoals onze website vervangen.

Events

Om te zijn ‘Where the Music is’ zijn we met BumaStemra aanwezig op de grote muziekevenementen, gericht op de sector. Van EurosonicNoorderslag en Amsterdam Dance Event zijn we founding partners. Tijdens deze evenementen zijn we in contact met onze rechthebbenden en andere stakeholders tijdens panels en netwerkevents. Dit jaar hebben we ons voor het eerst verbonden aan NoMansLand, een event gericht op de jonge makers. We werken bij de evenementen nauw samen met Buma Cultuur.

Music Rights on Tour

Samen met Sena en Norma presenteren we het kennisprogramma Music Rights on Tour. Met dit programma willen we zoveel mogelijk startende en jonge muzikanten, producenten, componisten en auteurs bereiken en hen op een eenvoudige manier wegwijs maken in de muziekindustrie. In panels, workshops en gastlessen leggen we – vaak samen met bekende makers van muziek – alles uit over muziekrechten, hoe je geld kunt claimen, hoe je als maker kunt ondernemen en wat en wie je op je pad kunt tegenkomen. In 2023 organiseerde Music Rights on Tour panels bij onder andere Eurosonic Noorderslag, de Muzikantendag, No Man’s Land en het Amsterdam Dance Event.

Pulse

Het doel van het online vragenuurtje dat ‘Pulse’ heet, is om in verbinding te blijven met onze achterban. BumaStemra wil weten wat onder onze achterban leeft en hen over verschillende onderwerpen informeren. Tijdens de Pulse-sessies kunnen deelnemers in de chatfunctie opmerkingen maken en vragen stellen. De sessies blijven achteraf beschikbaar. In 2023 heeft een Pulse sessie met de Raad van Rechthebbenden plaatsgevonden om de achterban mee te nemen in de verwerking van auteursrecht uit live optredens.

Muziek Werkt

Het kennisplatform ‘Muziek Werkt’ inspireert ondernemers om op zoek te gaan naar de beste toepassing van muziek in hun onderneming. Om hen hiertoe te bewegen publiceren we relevante onderzoeksresultaten, laten we zelf onderzoek uitvoeren, publiceren we actuele nieuwsberichten en testimonials van ondernemers. Muziek Werkt is een initiatief van BumaStemra en Sena.

Rise Up

Met Rise Up zetten we in op het doorbreken van beeldvorming die is gericht op traditionele rolverdelingen in de muziekindustrie. Met als ideaal dat iedere vrouwelijke maker onbelemmerd professioneel kan deelnemen aan de creatieve industrie. Het programma is gericht op oplossingen: wat moet er nu concreet gebeuren om de kansen van meisjes en vrouwen in de Nederlandse muziekindustrie te verbeteren? Daar dragen we met Rise Up aan bij door het stimuleren van het gesprek, het bieden van een podium aan rolmodellen en het bieden van netwerkmogelijkheden. We organiseerden onder meer een rondetafelgesprek met vrouwelijke makers tijdens Amsterdam Dance Event.

Taskforce GO!

Naar aanleiding van de misstanden bij het programma The Voice is de Taskforce GO! opgericht: een samenwerkingsverband van 14 organisaties die zich inzetten voor een veilig en inclusief werkklimaat in de muzieksector. In 2023 was BumaStemra voorzitter van de taskforce. Tijdens Eurosonic Noorderslag in januari 2024 zijn de resultaten van een grootschalig onderzoek naar grensoverschrijdend gedrag gepresenteerd en is een campagne gelanceerd die is gericht op bewustwording en gedragsverandering.

De Raad van Bestuur weet zich in de uitvoering van de werkzaamheden en het ontwikkelen van het beleid gesteund door de (ongeveer) 160 medewerkers van BumaStemra. De Raad van Bestuur vindt het belangrijk dat zij in een goede en veilige werkomgeving hun werkzaamheden kunnen verrichten en dat zij weten wat er in het bedrijf speelt. Periodiek organiseert de Raad van Bestuur townhall-meetings om het bedrijf en haar medewerkers op de hoogte te brengen van belangrijke ontwikkelingen bij BumaStemra. De townhall-meetings kunnen zowel digitaal als fysiek worden bijgewoond.

Voor de interne controle op de werkzaamheden en processen laat de Raad van Bestuur zich bijstaan door de Compliance Officer a.i. die sinds 2021 bij BumaStemra werkzaam is. De Compliance Officer rapporteert aan de Raad van Bestuur en de Auditcommissie van de Raad van Toezicht.

Principe 4: Goed toezicht uitoefenen

Toezichthouders zijn (in hun functioneren) onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op (de schijn van) belangenverstrengeling en het vermijden van ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen. Zowel in de statuten als reglementen staan uitgebreide regelingen over hoe de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur omgaan met dit soort kwesties. De regelingen zijn zo vormgegeven dat (de schijn van) belangenverstrengeling in een zo’n vroeg mogelijk stadium wordt gesignaleerd en behandeld. Zo heeft de Raad van Toezicht de regel dat het aannemen van nevenfuncties vooraf wordt gemeld. Ook dienen individuele leden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur jaarlijks verantwoording af te leggen aan de Algemene Ledenvergadering inzake tegenstrijdige belangen.

Tevens heeft BumaStemra een informele klachtenregeling in het leven geroepen, in afwachting van een sector brede klachtenregeling van VOI©E. Iedere direct belanghebbende heeft de mogelijkheid om een klacht in te dienen als het gaat om de integriteit van de Raden of een lid daarvan.

De Raad van Toezicht bestaat uit negen leden, waarvan er drie onafhankelijk zijn. De overige zes leden zijn rechthebbenden, maar oefenen hun taak als toezichthouder wel onafhankelijk uit. Dat betekent dat deze zes leden besluiten nemen zonder de last te dragen van ruggenspraak met de achterban door wie zij zijn voorgedragen. In de praktijk betekent dit niet dat er geen enkel contact is met de achterban, en ook niet dat zij het perspectief van hun kennis en ervaring met het werkveld niet kunnen inbrengen. Het betekent wel dat de leden zich bij de besluitvorming richten naar het belang van BumaStemra en de met BumaStemra verbonden onderneming of organisatie. Daartoe wegen zij wat wordt genoemd ‘de in aanmerking komende belangen van bij BumaStemra betrokken belanghebbenden (stakeholders)’ zorgvuldig af. De voorzitter van de Raad van Toezicht vraagt regelmatig aandacht voor dit thema, teneinde de afwegings- en besluitvormingsprocessen zorgvuldig te laten plaatsvinden.