Governance Code VOI©E

BumaStemra volgt de door VOI©E vastgestelde Governance Code CBO’s 2021 (hierna: GCV), die sinds 1 januari 2021 van kracht is. De Raad van Bestuur verankert de bepalingen uit deze code in de organisatie. De code bestaat uit vier principes met elk zijn eigen aanbevelingen. Hieronder wordt dieper ingegaan op de vier principes. Daarbij zullen sommige aanbevelingen worden verduidelijkt met voorbeelden van hoe BumaStemra deze heeft opgepakt, dan wel toegepast in 2024.

Principe 1: Algemene bepalingen

BumaStemra volgt sinds medio 2018 een Raad van Toezichtmodel, waarbij de Raad van Bestuur de dagelijkse leiding heeft en de Raad van Toezicht is belast met het toezicht. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van beide organen zijn goed verankerd in de statuten en reglementen. Daarbij is het belangrijk dat de leden van deze organen integer handelen en belangenverstrengeling tegengaan. Beide organen kennen dan ook een uitgebreide regeling aangaande dit onderwerp. Meer over de belangenverstrengelingsregelingen wordt omschreven onder principe 4.

Niet alleen op haar eigen functioneren, maar ook daarbuiten hecht BumaStemra veel waarde aan integer en eerlijk handelen. Om dat te onderstrepen is ‘integriteit’ één van de vijf kernwaarden in de strategie van BumaStemra. Er gaan grote bedragen door de organisatie en dat geld is van de leden en deelnemers. Die moeten ervan uit kunnen gaan dat alles wat BumaStemra doet zorgvuldig en eerlijk gebeurt. De reputatie van BumaStemra moet onberispelijk zijn. Indien er problemen zijn moet de onderste steen boven komen. Naast integriteit zijn ‘transparantie’, ‘professionaliteit’, ‘verbinding’ en ‘plezier’ de kernwaarden voor het culturele kompas van de organisatie.

Bij het ontwikkelen van nieuw beleid of het herijken van het huidige beleid en de gehanteerde werkwijzen, geeft BumaStemra veel aandacht aan het belang van haar rechthebbenden en staat zij open voor suggesties. De rechthebbenden zijn immers degenen waar de organisatie om en voor draait. Naast de rechthebbenden heeft BumaStemra een aantal belangrijke andere stakeholders waar zij regelmatig mee in contact is:

  • beroepsverenigingen van auteurs en uitgevers;
  • muziekgebruikers (alle rechtspersonen die muziek zakelijk inzetten en daarvoor moeten afdragen aan BumaStemra. Hieronder vallen o.a. de brancheorganisaties, platforms, streamingsdiensten en individuele licentiehouders);
  • de internationale muziekindustrie;
  • het College van Toezicht Auteursrechten;
  • de Raad van Toezicht, de Raad van Rechthebbenden en de Ondernemingsraad van BumaStemra;
  • buitenlandse zusterorganisaties;
  • koepelorganisaties (bv. GESAC en CISAC);
  • partners in IT (bv. Salt);
  • VOI©E;
  • de politiek;
  • andere CBO’s in binnen- en buitenland.

Onder principe 3 wordt dieper ingegaan op hoe het contact met een aantal van deze stakeholders het afgelopen jaar is verlopen.

Principe 2: Rolbewust handelen

 

De bestuurders en toezichthouders van BumaStemra zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen daarnaar. In de statuten, reglementen, profielschetsen inclusief competentie-eisen, procuratieschema’s en procesafspraken worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden omschreven. Dit zorgt voor een duidelijke afbakening. Er vindt regelmatig overleg plaats, waarbij de Raad van Bestuur de Raad van Toezicht tijdig en uitvoerig over relevante ontwikkelingen informeert. Deze gesprekken beperken zich niet tot de formele overlegmomenten.

De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie. Aan de hand van de planning- & control-cyclus wordt aandacht gegeven aan budgetbewaking en wordt de voortgang van de projecten verantwoord.

De Raad van Toezicht voert zijn toezichthoudende en adviserende rol op een professionele en onafhankelijke wijze uit. In bijlage 2.1 is een overzicht van de vergaderdata van de Raad van Toezicht opgenomen, inclusief de besproken onderwerpen en de genomen besluiten.

De Raad van Toezicht heeft een toezichtvisie opgesteld met als doel een gezamenlijk referentiekader te formuleren en haar ambitie zichtbaar te maken over hoe de Raad van Toezicht haar toezicht wil vormgeven. De Raad van Toezicht heeft in haar vergadering van 4 december 2023 aangegeven de toezichtvisie als leidraad te hanteren en hiernaar te handelen. Zo omschrijft de toezichtvisie de verschillende rollen van de Raad van Toezicht. In de uitoefening van die rollen is het hoofdregel dat de Raad van Toezicht namens de maatschappij als geheel en in het bijzonder voor de huidige en toekomstige rechthebbenden en andere belanghebbenden toezicht houdt op BumaStemra. Daarbij streeft de Raad van Toezicht ernaar een toegevoegde waarde te leveren door kennis en ervaring in te brengen en netwerken open te stellen. De verscheidenheid binnen de Raad van Toezicht is een groot goed en de sterke kanten daarvan moeten worden benut. Door de pluriforme samenstelling van de Raad van Toezicht is er een diversiteit aan perspectieven aanwezig welke de Raad van Toezicht benut. Het is van belang dat de leden van de Raad van Toezicht functioneren zonder last of ruggenspraak en dat zij onafhankelijk van elkaar, het bestuur en overige onderdelen van de organisatie kunnen handelen. Daarnaast wil de Raad van Toezicht waarde toevoegen door de werkgeversrol zorgvuldig in te vullen en de Raad van Toezicht scherp te houden. De Raad van Toezicht handelt daarbij vanuit de rol van de kritische sparringpartner en klankbord voor het bestuur.

De Raad van Toezicht acht het van belang een constructieve samenwerking te hebben tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. De interactie tussen beide organen is gericht op het verbeteren van besluitvorming door betrokkenheid, waarbij “probing” (afgeleid van de Matrix van Board Interactie) wordt ingezet om gezamenlijk kerndilemma’s en belangen af te wegen. Met probing wordt bedoeld dat de interactie tussen de raden erop is gericht om, door middel van een dialoog van gezamenlijk onderzoeken van kerndilemma’s en af te wegen belangen en argumenten, te komen tot een zo goed mogelijk en gezamenlijk gedragen besluit.

Tot slot heeft de Raad van Toezicht in haar visie een aantal uitgangspunten geformuleerd die zij in haar werkwijze zal toepassen:

  • ‘No surprise beginsel’ – De Raad van Toezicht is van mening dat goed toezicht alleen kan ontstaan op basis van een voldoende vertrouwensrelatie tussen de Raad van Bestuur en de leden van de Raad van Toezicht en tussen de leden van de Raad van Toezicht onderling. Daarbij is goede communicatie essentieel om onaangename verrassingen te voorkomen. De Raad van Toezicht stelt duidelijke verwachtingen aan de informatievoorziening door de Raad van Bestuur, waarbij relevante, tijdige, juiste en volledige informatie cruciaal is. Het ‘no surprise beginsel’ draagt bij aan een gezonde vertrouwensrelatie en bevordert een open dialoog;

  • Heldere taakafbakening tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur, welke is vastgesteld in de statuten en reglementen. De hoofdregel is dat de Raad van Bestuur bestuurt en de Raad van Toezicht daarop toezicht houdt;

  • Het toezicht is integraal. Het omvat zowel de doelrealisatie als de algemene gang van zaken. Daarmee brengt de Raad van Toezicht tot uiting dat het toezicht zich zowel richt op de mate waarin de organisatie erin slaagt haar doelstelling waar te maken, als op de wijze waarop zij dat doet.

De Raad van Toezicht heeft in 2024 gehandeld conform de door haar opgestelde toezichtvisie. Onderdeel van deze visie was ook dat deze periodiek herijkt zou worden. Zodoende zijn onderdelen van deze toezichtvisie teruggekomen tijdens de jaarlijkse zelfevaluatie van de Raad van Toezicht. Meer over de zelfevaluatie is te vinden in het verslag van de Raad van Toezicht.

Principe 3: Zorgvuldige dagelijkse leiding

De Raad van Bestuur laat zich in zijn rol bijstaan door het managementteam en de medewerkers van BumaStemra. Verder volgt de Raad van Bestuur jaarlijks scholingstrajecten om up-to-date te blijven. Daarnaast ziet de Raad van Bestuur het contact met stakeholders als belangrijke waarde in het goed uitoefenen van haar functie en hecht de Raad van Bestuur eraan om de meningen van deze belanghebbenden mee te nemen in zijn afwegingen. De Raad van Bestuur heeft dan ook periodiek contact met de stakeholders van BumaStemra. Zo is er bijna maandelijks een bijeenkomst tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Rechthebbenden, waarin de Raad van Bestuur de Raad van Rechthebbenden betrekt bij de besluitvorming. Ook wordt tijdens deze bijeenkomsten gesproken en gespard over ontwikkelingen die spelen in de muziekwereld.

In 2024 heeft er één Algemene Ledenvergadering plaatsgevonden op 15 mei 2024. De ALV was zowel live als digitaal te volgen, waarbij de leden konden stemmen over een aantal belangrijke besluiten. Daarnaast was er ruimte om vragen aan de Raad van Bestuur, de Raad van Toezicht en de Raad van Rechthebbenden te stellen. Zo werd uitgebreid gesproken over het beleggingsbeleid en een ingezonden stuk over AI. Ook werd er gestemd over het toelaten van buitenlandse kapitaalvennootschappen bij BumaStemra en het afschaffen van de entreegelden in zijn geheel en de jaarlijkse bijdrage voor het eerste jaar van lidmaatschap.

BumaStemra heeft in het afgelopen jaar via verschillende kanalen, op verschillende momenten en gericht op diverse sub-doelgroepen haar deelnemers geïnformeerd en betrokken.

Intro
In een dynamische en steeds veranderende muziekindustrie staat BumaStemra dicht bij haar rechthebbenden en stakeholders. We zetten actief in op communicatie, zichtbaarheid en samenwerking om makers en gebruikers van muziek optimaal te ondersteunen. Dit doen we via evenementen, innovatieve platforms en gerichte campagnes die niet alleen informeren, maar ook inspireren en activeren.
Van Eurosonic Noorderslag tot Amsterdam Dance Event, van de lancering van een compleet vernieuwde MijnLicentie.nl tot educatieve initiatieven zoals Music Rights on Tour: we zoeken voortdurend de dialoog met onze leden, muziekgebruikers en andere betrokkenen. Daarnaast spelen we in op actuele ontwikkelingen, zoals de impact van AI op muziekrechten en het belang van een veilige werkomgeving in de sector.
Door deze aanpak blijft BumaStemra niet alleen relevant, maar ook vooruitstrevend in het beschermen en versterken van muziekauteursrechten in Nederland en daarbuiten.

Events
Om te zijn ‘Where the Music is’ zijn we met BumaStemra aanwezig op de grote muziekevenementen, gericht op de sector. Van Eurosonic Noorderslag en Amsterdam Dance Event zijn we founding partners. Jonge makers troffen we tijdens No Man’s Land in Tivoli Vredenburg en onze internationale stakeholders spraken we tijdens SXSW in Austin, Texas. We organiseerden inhoudelijke panels en netwerkevents en werken hierbij nauw samen met Buma Cultuur.

AI
In 2024 hebben we de TaskForce AI opgericht om de impact van kunstmatige intelligentie op de muziekindustrie te onderzoeken en te sturen. Deze Taskforce richt zich op het bevorderen van menselijke creativiteit, het waarborgen van toestemming en compensatie bij het gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken en het nastreven van transparantie in AI-toepassingen. Daarnaast organiseerden we op 2 december 2024 het congres ‘AI & de muziekindustrie’ in het Muziekgebouw aan ’t IJ in Amsterdam. Dit evenement bracht artiesten, componisten en andere belanghebbenden samen om de invloed van AI op muziek te bespreken en te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen.

Music Rights on Tour
Samen met Sena en NORMA presenteren we het kennisprogramma Music Rights on Tour. Met dit initiatief bereiken we zoveel mogelijk startende en jonge muzikanten, producenten, componisten en auteurs en maken we hen op een eenvoudige manier wegwijs in de wereld van het muziekrechten. In panels, workshops en gastlessen leggen we – vaak samen met bekende makers van muziek – alles uit over muziekrechten, hoe je geld kan claimen en hoe je als maker kunt ondernemen en wat en wie je op je pad kunt tegenkomen. In 2024 organiseerde Music Rights on Tour panels bij onder andere Eurosonic Noorderslag, de Muzikantendag, No Man’s Land en het Amsterdam Dance Event.

MijnLicentie
De website mijnlicentie.nl is volledig vernieuwd met als doel muziekgebruikers een intuïtieve, eenvoudige en snelle manier te bieden om een licentie af te sluiten. Het vernieuwde platform maakt het proces gebruiksvriendelijker, zodat muziekgebruikers in enkele stappen hun muzieklicentie kunnen regelen. Ook is de eerste marktgerichte campagne gelanceerd gericht op de toegevoegde waarde van muziek voor ondernemers die nóg geen muzieklicentie hebben afgenomen.

Rise Up
Met Rise Up zetten we in op het doorbreken van beeldvorming die is gericht op traditionele rolverdelingen in de muziekindustrie. Met als ideaal dat iedere vrouwelijke maker onbelemmerd professioneel kan deelnemen aan de creatieve industrie. Daar dragen we met Rise Up aan bij door het stimuleren van het gesprek, het bieden van een podium aan rolmodellen en het bieden van netwerkmogelijkheden. Op Wereldvrouwendag organiseerden we in samenwerking met uitgevers een ‘all female writingcamp’, met als resultaat veel nieuwe muzikale samenwerkingen en veel mooie nieuwe muziek.

Taskforce GO!
Naar aanleiding van de misstanden bij het programma The Voice is de Taskforce GO! opgericht: een samenwerkingsverband van 14 organisaties – waaronder BumaStemra – die zich inzetten voor een veilig en inclusief werkklimaat in de muzieksector. Tijdens Eurosonic Noorderslag in januari 2024 zijn de resultaten van een grootschalig onderzoek naar grensoverschrijdend gedrag gepresenteerd en is een campagne gelanceerd gericht op bewustwording en gedragsverandering. Dit jaar heeft de taskforce zitting genomen in tal van gesprekken en panels over sociale veiligheid en is er een meerjarenplan ontwikkeld.

De Raad van Bestuur weet zich in de uitvoering van de werkzaamheden en het ontwikkelen van het beleid gesteund door de (ongeveer) 196 medewerkers van BumaStemra. De Raad van Bestuur vindt het belangrijk dat zij in een goede en veilige werkomgeving hun werkzaamheden kunnen verrichten en dat zij weten wat er in het bedrijf speelt. Periodiek organiseert de Raad van Bestuur townhall-meetings om het bedrijf en haar medewerkers op de hoogte te brengen van belangrijke ontwikkelingen bij BumaStemra. De townhall-meetings kunnen zowel digitaal als fysiek worden bijgewoond.

Binnen BumaStemra wordt veel aandacht besteed aan het thema vitaliteit. In 2024 heeft BumaStemra een nieuw mobiliteitsbeleid ontwikkeld, dat zal worden geïmplementeerd in 2025. Het mobiliteitsbeleid speelt een grote rol in de vitaliteit van de medewerkers. Door diverse verbeteringen wordt bijvoorbeeld het reizen per fiets gestimuleerd. Daarnaast kent BumaStemra een Lease-a-Bike regeling waarbij medewerkers tegen gunstige voorwaarden een (elektrische) fiets kunnen leasen die zij ook privé mogen gebruiken. Fietskilometers gemaakt voor woon-werkverkeer worden daarbij ook nog eens tegen een hogere vergoeding uitgekeerd dan autokilometers. Daarnaast doet BumaStemra jaarlijks twee keer mee met de Nationale Vitaliteitsweek waarin veel aandacht besteed wordt aan de fysieke en mentale gezondheid van de medewerkers.

Voor de interne controle op de werkzaamheden en processen laat de Raad van Bestuur zich bijstaan door de Head of Risk & Compliance die sinds medio juni 2024 vast bij BumaStemra in dienst is. De Head of Risk & Compliance rapporteert aan de Raad van Bestuur en de auditcommissie van de Raad van Toezicht.

BumaStemra hecht veel waarde aan een veilige werkomgeving. Zo is in 2024 aandacht besteed aan het actualiseren van de gedragscode, het opstellen van een reglement voor de klachtencommissie en het bemensen van deze klachtencommissie. De gedragscode is een belangrijke code die aangeeft hoe we ons tot elkaar en anderen verhouden en wat dit betekent ten aanzien van o.a. omgangsvormen, nevenfuncties en integriteit. De gedragscode heeft daarbij de focus op een veilig werkklimaat op kantoor en thuis en gaat explicieter in op thema’s zoals diversiteit, inclusie en integriteit. Het formaliseren en bemensen van de klachtencommissie is relevant, omdat medewerkers daar een klacht van onvrede of bezwaar kunnen indienen over het gedrag van een collega welke mogelijk in strijd is met de gedragscode van BumaStemra. In het eerste kwartaal van 2025 hoopt BumaStemra, samen met de Ondernemingsraad, de gedragscode, het klachtenreglement en de klachtencommissie af te ronden.

Principe 4: Goed toezicht uitoefenen

Toezichthouders zijn (in hun functioneren) onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op (de schijn van) belangenverstrengeling en het vermijden van ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen. Zowel in de statuten als reglementen staan uitgebreide regelingen over hoe de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur omgaan met dit soort kwesties. De regelingen zijn zo vormgegeven dat (de schijn van) belangenverstrengeling in een zo vroeg mogelijk stadium wordt gesignaleerd en behandeld. Zo heeft de Raad van Toezicht de regel dat het aannemen van nevenfuncties vooraf wordt gemeld. Ook dienen individuele leden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur jaarlijks verantwoording af te leggen aan de Algemene Ledenvergadering inzake tegenstrijdige belangen.

Tevens heeft BumaStemra een informele klachtenregeling in het leven geroepen, in afwachting van een sectorbrede klachtenregeling van VOI©E. Iedere direct belanghebbende heeft de mogelijkheid om een klacht in te dienen als het gaat om de integriteit van de Raden of een lid daarvan.

De Raad van Toezicht bestaat uit negen leden, waarvan er drie onafhankelijk zijn. De overige zes leden zijn rechthebbenden, maar oefenen hun taak als toezichthouder wel onafhankelijk uit. Dat betekent dat deze zes leden besluiten nemen zonder de last te dragen van ruggenspraak met de achterban door wie zij zijn voorgedragen. In de praktijk betekent dit niet dat er geen enkel contact is met de achterban en ook niet dat zij het perspectief van hun kennis en ervaring met het werkveld niet kunnen inbrengen. Het betekent wel dat de leden zich bij de besluitvorming richten naar het belang van BumaStemra en de met BumaStemra verbonden onderneming of organisatie. Daartoe wegen zij wat wordt genoemd ‘de in aanmerking komende belangen van bij BumaStemra betrokken belanghebbenden (stakeholders)’ zorgvuldig af. De voorzitter van de Raad van Toezicht vraagt regelmatig aandacht voor dit thema, teneinde de afwegings- en besluitvormingsprocessen zorgvuldig te laten plaatsvinden.